O que é uma Nota Fiscal de Substituição?
A Nota Fiscal de Substituição (NFCom) é um recurso disponibilizado pela SEFAZ conforme especificação do Ajuste SINIEF 07/2022. Esta permite que você corrija uma Nota Fiscal de Comunicação (NFCom) já emitida e autorizada, gerando uma nova nota fiscal associada a uma nota fiscal de origem.
A substituição é diferente de um cancelamento: enquanto o cancelamento anula o documento na SEFAZ, removendo o efeito legal, o substituição mantém a nota fiscal original válida e uma nova nota fiscal do tipo substituição associada a nota fiscal original é enviada com os dados atualizados, mantendo um histórico para a SEFAZ.
Motivos Permitidos para Substituição
A SEFAZ permite a substituição de NFCom pelos seguintes motivos:
01 – Erro de Preço: Quando há divergência nos valores cobrados do cliente
02 – Erro Cadastral: Quando há dados incorretos do cliente ou serviço
03 – Decisão Judicial: Por determinação de decisão judicial
04 – Erro de Tributação: Quando há incorreção nos impostos calculados
05 – Descontinuidade do Serviço: Quando o serviço é descontinuado
Passo a Passo: Como Efetuar a Substituição
1. Localize a NFCom a Ser Substituída
Filtre ou busque pela NFCom que deseja substituir
A nota deve estar:
✓ Autorizada pela SEFAZ (emitida com sucesso)
✓ Não pode estar cancelada (caso esteja, você terá que emitir uma nova nota fiscal e não uma substituição)
✓ Ainda não substituída (não pode haver outra substituição para essa nota)
2. Clique em "Substituir NFCom..."
Clique com o botão direito na nota fiscal
Selecione a opção "Substituir NFCom..."
O sistema irá:
✓ Criar uma cópia completa da nota original
✓ Criar uma associação com a nota original
3. Edite a Nota Fiscal com as Correções
A tela de edição será aberta automaticamente. Aqui você deve:
Ajuste os valores conforme necessário (preços, quantidades, etc.)
Modifique os itens se precisar alterar descrições ou valores
Atualize os vencimentos se as datas ou valores mudaram
Selecione o Motivo da Substituição:
Use o combo "Motivo Substituição" que aparecerá na tela
Escolha a opção que melhor descreve o motivo da correção
Este campo é obrigatório para notas de substituição
4. Revise e Imprima
Revise todos os dados da nota fiscal
Faça a impressão para o envio para SEFAZ
5. Após o envio para SEFAZ
Após a autorização:
A nota que originou a substituição não será alterada;
A nota de substituição receberá os mesmos os dados da SEFAZ;
Na impressão da nota de substituição terá uma frase indicando que é uma substituição com a chave da nota original.
Importante: Restrições e Regras
⚠️ Você NÃO pode:
Substituir uma nota que já foi substituída (existe outra substituição para ela)
Substituir uma nota já cancelada
Cancelar uma nota que já possui uma substituição
Cancelar a nota de substituição após envio para SEFAZ
✓ Você PODE:
Antes da impressão da nota fiscal (normal ou substituição) você pode modificar qualquer informação.
Antes da impressão da nota fiscal (normal ou substituição) você pode excluir o registro, já que ele ainda não foi enviado para SEFAZ.
Consultar tanto a nota original quanto a de substituição no histórico
Dúvidas Frequentes
P: Preciso avisar a SEFAZ sobre a substituição?
R: Não. O próprio sistema ao emitir a NFCom de substituição faz essa comunicação automaticamente com a SEFAZ através das APIs.
P: Posso substituir várias vezes a mesma nota?
R: Não. A SEFAZ permite apenas uma substituição por nota original. Se precisar fazer outra correção, você deve substituir a nota de substituição (criar uma substituição de substituição).
P: A nota de substituição tem número diferente?
R: Sim. A nota de substituição recebe um novo número de série e número da NFCom, mantendo referência à chave original através do campo "NFCOM_SUBSTITUICAO_CHAVE".
P: O que acontece se eu tentar emitir uma substituição de uma nota cancelada?
R: O sistema bloqueará a emissão e exibirá uma mensagem de erro informando que não é permitido substituir notas canceladas.